Van meer bezoekers naar meer leden

Haal het beste uit je netwerkbijeenkomst

Free Badge Template, table cards, meeting note sheets, receipts, all personalized

Netwerkgroepen hebben enthousiaste bezoekers nodig om te groeien. De sleutel ligt in het converteren van bezoekers naar leden. Representatieve hulpmiddelen kunnen het bezoekersteam helpen bij een gestroomlijnde ontvangst. De follow-up wordt gemakkelijker en de groep wordt zich bewuster van het belang van het tonen van gastvrijheid. Het effect laat zich raden: een snellere groei!

Tafelkaart

Wist je dat een tafelkaart een strategisch instrument kan zijn? Kijk hoe dat in zijn werk gaat...

Badge

Een badge is meer dan een visitekaartje in een houder! Lees hier hoe een kwaliteitsbadge het verschil maakt…

Kwitantie

Hoe kan een ontvangstbewijs nou conversie verhogen? Lees het hier…

Conversiestrook

Een eenvoudig feedback formulier biedt een communicatiekanaal dat conversiepercentages verhoogt!

Al deze items op één vel per bezoeker + een placemat...
Printen & snijden = klaar! Hoe cool is dat?

Dit zijn voorbeelden van de placemats en bezoeker kits, gegenereerd door layoutserver, gebaseerd op het unieke (met het oog op BNI ontwikkelde) concept van Ant Communications. De intelligente layoutmachine heeft genoeg aan één copy/paste actie van jouw kant. Het systeem wordt in Nederland succesvol toegepast. Met een enkele muisklik stroomlijnen BNI Chapters de taken van hun bezoekershosts en stimuleren zo de groei van hun Chapter.

Snelle test? Typ uw voornaam en klik op OK!

Voornaam:

Koppel mensen met tafelkaartjes

Anonieme tafelkaarten zullen in elk geval voorkomen dat bezoekers naast elkaar gaan zitten. Hierdoor zit er in elk geval altijd een lid naast elke bezoeker om uitleg te geven waar nodig. Maar er is veel meer te bereiken met een toepasselijk gepersonaliseerd naambordje. De eigen plek zoeken? De naam staat ook op de achterzijde. Vragen van een bezoeker gaan vaak over de agenda. Die vragen hoeven niet meer te worden gesteld en beantwoord. Dat leidt tot een nog strakker verloop van de vergadering.
Dankzij gepersonaliseerde tafelkaarten kunnen zowel hosts als leden een plek opzoeken naast een bezoeker die ze interessant vinden, bijvoorbeeld omdat ze beiden hetzelfde soort klanten hebben. Op die manier is het gemakkelijk om contact te leggen tijdens de meeting. De gepersonaliseerde kaarten stralen bovendien uit dat de bezoekers werden verwacht: voor ieder persoonlijk is er een plek is gereserveerd.

Bezoekers zijn altijd blij verrast met de op naam gereserveerde plaatsen want alles is blijkbaar tot in de puntjes verzorgd. De achterkant van de kaart met de agenda helpt de bezoeker te begrijpen waar de vergadering over gaat en hoe gestructureerd alles verloopt. Deze betere 'framing' leidt dus ook tot een positievere houding.

Elke gast heeft een op naam gereserveerde plek. Kies bewust naast wie je gaat zitten!

De gepersonaliseerde huisstijlbadge

De getoonde voorbeelden zijn van Nederlandse 'chapters' van de onvolprezen BNI organisatie. BNI staat voor 'Business Network International' en wordt wereldwijd erkend voor het bepalen van de hoogste normen in de wereld van netwerken en referral marketing.

Toon uw gasten dat hun belangrijke bezoek goed is voorbereid. Een gepersonaliseerde huisstijlbadge zal jouw professionaliteit onderstrepen. De naam van de bezoeker is superduidelijk leesbaar. Dit bevordert de participatie. Basic - maar het werkt.

Zorg ervoor dat iedereen een badge draagt! Gebruik nooit visitekaartjes voor dat doel want die zijn gewoon niet leesbaar op spreekafstand. Gasten moeten altijd zonder aarzelen met hun naam kunnen worden aangesproken. Het bespaart ongemak en tijd, zeker in een rumoerige omgeving ("Sorry, heb je naam niet goed verstaan?") En dankzij een goed leesbare badge voelt de bezoeker zich veel prettiger en mengt zich makkelijker in het gezelschap.

Als op de badge ook een bedrijfsnaam en/of beroep staat is het voor iedereen nóg gemakkelijker om de juiste openingsvragen te stellen. Het koppelen van een bezoeker met een interessant lid is zó veel makkelijker met een beschrijvende badge! Soms worden bij wijze van badge handgeschreven stickers of kaartjes gebruikt. Deze zullen echter nooit dezelfde impact hebben als een goed voorbereide gepersonaliseerde strak geprinte huisstijlbadge.

TIP: Zorg ervoor dat je de badge rechts draagt. Dit in verband met optimale leesbaarheid bij het handen schudden.

De gepersonaliseerde kwitantie

In de eerste paar minuten vormt een gast zich een indruk over het professionele niveau. Verspil dus geen tijd met administratief gedoe. Immers, alles was op voorhand bekend: naam, datum, bedrag, locatie etc. In plaats van gekrabbel op een notitieblok en vragen hoe een naam wordt gespeld: gewoon een krabbeltje op de kwitantie, die overhandigen en de gast blij maken met een lekker kopje koffie en een warm contact. Daarbij: gasten kunnen soms laat arriveren. Elke minuut dat een gast niet ervaart waar het evenement over gaat is verspilde tijd. Meteen aan het netwerken dus! Ook voorafgaand aan een event worden waardevolle contacten gelegd - en zéker voorbereid!

TIP: Als je de badge eerst overhandigt, krijg je waarschijnlijk een complimentje. Dat is niet voor niks - hoe gemakkelijk is het om het onderwerp op de betaling te brengen!

Receipt block

Geen gekrabbel, geen spelfouten: bereid je administratie goed voor (denk ook aan wisselgeld!). Werk gestroomlijnd en bespaar tijd in die schaarse minuten vooraf.

De getoonde voorbeelden zijn van een Nederlandse afdeling van de veelgeprezen BNI organisatie. BNI staat voor 'Business Network International' en wordt wereldwijd erkend voor het bepalen van de hoogste normen in de wereld van netwerken en referral marketing.

Aanpasbare placemats

De placemat is beschikbaar in zowel de Letter als A4 formaat, dus iedere gebruiker kan printen. Teksten op alle kaarten en op de placemat kunnen worden bewerkt. Op de placemat worden vermeld:

  • Bezoekers en vervangers
  • Leden
  • Eerstvolgende tien-minuten presentaties
  • Open Classificaties

Als de lijsten niet op één pagina passen, zal het systeem er een mooie vulende layout over twee pagina's van maken.

De tekst op het feedbackformulier is statisch. Als u uw vertaling per e-mail stuurt plaatsen we die kostenloos, met inbegrip van een correctie ronde.

Geregistreerde gebruikers

De ledenlijst wordt automatisch geplaatst. Wat je zelf moet aanpassen is de titel en de intro tekst. De laatste twee secties zijn de 10-min presentaties en open classificaties in het onderste gedeelte. Deze moet je regelmatig updaten (of je laat ze leeg). Plak wel altijd handmatig de bezoekerslijst die je van BNI Connect kopieert. We onthouden deze niet, om vergissingen te voorkomen. Je hebt deze lijst sowieso nodig voor de Kits met de kaartjes etc.

Ongeregistreerde gebruikers

Je moet zelf je eigen ledenlijst uploaden, precies zoals je hem geëxporteerd hebt uit BNI Connect, eventueel aangevuld met telefoonnumers onder 'Notes'. Gedetailleerde instructies zijn te vinden op de batch-publish pagina. Onderaan de pagina wordt een standaard todo roostertje weergegeven. Je kunt geen classificaties of presentaties invoeren – wat jammer is omdat bezoekers (en leden) hun placemat mee naar huis nemen en vaak nog een week regelmatig bekijken.

Verzamel essentiële informatie voor de follow-up

Conversiestroken kunnen per groep of chapter worden aangepast tegen een geringe vergoeding. Vraag naar de mogelijkheden.
De vergadering zelf moet het doen. Maar na de vergadering komt het moment van de waarheid. De formule voor het beste resultaat is vast te houden aan het script en het niet overslaan van fundamentele vragen:

  • Wilt u nog een keer komen en zo ja, wanneer?
  • Wanneer zullen wij weer contact met u opnemen?
  • Kent u iemand die iets aan onze netwerkgroep zou kunnen hebben?

Deze laatste vraag heeft al de nodige extra bezoeken opgeleverd. Hij wordt wel eens vergeten als de conversiestroken niet worden gebruikt. De gastheer verzamelt tijdens het gesprek de stroken met de waardevolle feedback. Geen risico op persoonsverwisselingen. Geen behoefte om te onthouden wie wat zei, geen noodzaak om te notuleren tijdens het gesprek: alle aandacht blijft op de bezoekers gericht. Op de gepersonaliseerde conversiestrookjes staan niet alleen naam en contactgegevens van de bezoekers maar ook de datum van het bezoek. Samen met de antwoorden op essentiële vragen maken ze de follow-up een inkoppertje.

Een paar belangrijke concepten:

  • Sommige gasten kunnen hebben geen behoefte om nog eens te komen (je kunt dat eenvoudig zien in hun feedback). Stuur deze bezoekers niet meteen uit het gesprek. Neem ze apart en vraag of ze de laatste vraag over de aanbevelingen hebben beantwoord. Een reden voor hun afwijzende houding kan heel goed zijn dat ze te druk zijn of al een enorm netwerk hebben. Vooral in een dergelijk geval zijn mensen vaak genegen om nieuwe mogelijk bezoekers aan te bevelen. Moedig hen daarna aan tot het 'vrije netwerken'- ook dat zullen ze op prijs stellen.
  • Het einddoel van een gesprek met een bezoeker die voor het eerst komt is vaak: ‘kom zeker nog een keer kijken’. Is iemand er voor de tweede keer dan mag hij ook terugkomen – na registratie. Deze regels verschillen per organisatie maar het principe blijft hetzelfde. Wat de regels ook zijn: de conversiestroken helpen de gastheren met het volgen van de bezoekers.

De vragen op het formulier zijn niet de enige onderwerpen die een gastheer kan of moet aansnijden in de evaluatie. Er zijn speciale trainingen om de gastheren van de do's en don'ts te doordringen. Maar in ieder geval hebben ze een checklist waar ze op kunnen vertrouwen.

Info en links

Prijzen

Op dit moment bedragen de kosten voor het gebruik van de layouts en dit systeem jaarlijks €240,-. Goepen in oprichting krijgen korting. Bij voldoende betalende netwerkgroepen zullen de kosten worden verlaagd.

Gratis proefperiode van een maand. Deze periode is momenteel verlengd tot 6 weken. Geen rekening- of credit card nummers nodig. We zullen na een maand van herhaald gebruik contact opnemen om te vragen hoe het is bevallen. Conversietrainingen / workshops op aanvraag.

De impact van personalisatie

De kracht van gepersonaliseerde communicatie is gedocumenteerd in wetenschappelijke studies, marketing tips, DM-experimenten etc. (mensen genezen zelfs beter met een gepersonaliseerde behandeling.) Wil je daar eens op googlen, klik dan hier. Werkt personalisatie alléén maar online? Natuurlijk niet! Juist niet - het werkt altijd, alleen was het nooit haalbaar in druk- en printwerk!Nu dus wel… Exclusief voor netwerkgroepen!

Duur?

Absoluut niet! Het is nog geen € 5,- per wekelijkse meeting. Hoe lang kan een grafisch ontwerper bezig zijn met copy/pasten - even aangenomen dat hij het concept 'leent'? Want natuurlijk: u betaalt ook voor het idee.

Probeer het gewoon een paar weken uit want het zal best even wennen zijn. Zeker als je chapter nu weinig doet aan representativiteit, zal het wkelijks een paar minuten extra kosten. Besluit je chapter daarna om geen klant te willen worden, dan hoeft er niets betaald te worden. De service wordt dan wel gestopt voor jouw chapter. Bedenken jullie je (hopelijk wel ;-), neem gewoon contact op.

Goed artikel van Ian Cooper

“Converting Visitors into Members” is een uitstekend stuk van Ian Cooper, Islington Chapter Director, North London. Bron: BNI’s Succesnet. Sterk aanbevolen!

Essentiële conversietips

Lid worden van BNI betekent commitment aangaan. Maak het gemakkelijker voor je bezoekers. Doe wat hier wordt voorgesteld en ze zullen eerder geneigd zijn om er elke week weer bij te zijn.

28 RaakPunten voor conversie (pdf)

Dingen die niet gaan zoals zou moeten, komen voort uit het niet functioneren of ontbreken van een systeem. Deze PDF van BNI Long Island is van 2007 is gedateerd maar nog steeds actueel, met name de punten 8, 9, 13 en 23 ; )
free badge template for a name tag

Subscribe To Our News Updates

Join our mailing list to receive the latest news and updates about layoutserver.nl and BNI performance tools.

You have Successfully Subscribed!

Deel dit...