Bezoekers materialen voor netwerkbijeenkomsten

Speciaal voor BNI ontwikkelden we 'visitor Kits'. beschikbaar in A4- en Letterformaten, net als de 'placemats' ofwel 'meeting note sheets'.

Elk bezoekersblad heeft vijf secties:

  • Bezoekersbadge
  • Kwitantie
  • Feedbackformulier
  • Tafelkaart (tentkaart), gericht naar de bezoeker
  • Tafelkaart (tentkaart), van de bezoeker af.

Hoe je deze items optimaal kunt inzetten wordt beschreven op de Missie pagina.

Dit artikel gaat over de Tafelkaart, met name de 'achterzijde' die zichtbaar is voor de bezoeker.

Deze achterzijde heeft vijf verschillende opties om iets weer te geven. Elke optie heeft zijn eigen doel. Het is informatie die zich voortdurend in het blikveld van de bezoeker bevindt, dus het is van groot belang om goed na te denken over wat hier moet worden gecommuniceerd. Welke nuttige informatie kunnen we die overdonderde persoon laten zien?

Ik zal de diverse mogelijkheden en overwegingen de revue laten passeren.

Allereerst: zijn/haar naam. Die staat er altijd, zodat bezoekers gemakkelijk hun zitplaatsen kunnen vinden. Ze zullen meteen zien dat hun bezoek professioneel is voorbereid. Met behulp van die gepersonaliseerde kaart kunnen ze ook strategisch worden geschikt, naast potentiële toekomstige Powerteamers of andere geïnteresseerden.

De verschillende achterzijdes

20 punten agenda

BNI-functionarissen zijn er vaak van overtuigd dat we de instructies moeten communiceren zoals die zijn ontwikkeld voor het handboek van het leiderschapsteam. Die 'agenda' is een draaiboek van 20 punten zoals dat in BNI handboeken, gidsen en trainingen staat. Het bestuur volgt dit draaiboek zodat er geen punten worden overgeslagen of vergeten. Dat is de BNI-drill en volgens sommigen is dat dus ook het beste -zo niet het enige- wat er aan bezoekers gecommuniceerd moet worden: de "BNI 20 punten agenda".

Dus: kies deze 20 punten agenda en je zit bij BNI altijd goed.

 

20 punten agenda, deurprijs voorafgaand aan bezoekersoriëntatie

Waarom dan een tweede agenda van 20 punten? Nou, dat komt omdat zelfs doorgewinterde BNI-ers wel eens verschillen op kleine punten. Sommigen houden zich liever aan de 'BNI-agenda', wat er ook gebeurt. Anderen permitteren zich wat vrijheid – mits de chapter performance het toelaat (zo niet: ga onmiddellijk terug naar de officiële agenda!)

In de oorspronkelijke agenda is de Deurprijs gepland nadat de bezoekers de ruimte hebben verlaten. Sommigen zien dat als een gemiste kans want het is gewoon een leuk punt. Het zou de positieve vibe van de vergadering helpen als de bezoekers getuige zijn van deze speelse loting en de 'fun-factor' moeten we ook niet vergeten. Eens? Kies dan voor deze (niet-officiële) 20-punten agenda. (Ik heb er ook een paar overdreven beschrijvende details uit verwijderd.)

De meeste groepen beginnen om 7 uur. Voor groepen met andere begintijden worden de tijden vervangen door de tijdsduur in minuten.

Bezoekersvriendelijke versie

start om 7AM (3) of met alleen tijdsduur (4)

Er is ook een andere invalshoek. Moeten we een bezoeker die er voor de eerste keer is confronteren met de specifieke instructies zoals opgesteld voor het leiderschapsteam? Is het echt zo belangrijk om een ​​bezoeker te laten weten dat punt 12 de aankondiging van punt 13 is? Voor het leiderschapsteam is het een zinvolle instructie, maar voor de bezoeker...?

[Dit is de meest voorkomende fout die ik klanten heb zien maken in hun communicatie-inspanningen: 'doorcommuniceren' is echt iets heel anders dan het letterlijk herhalen.]

Daarom heb ik ook een gecondenseerde ‘bezoekersvriendelijke’ versie van de agenda gemaakt. Geen onbekende termen, geen 'wie doet wat': slechts enkele oriëntatiepunten en een indicatie van de tijd die de vergadering zal duren. We bieden de contouren zodat de bezoekers hun eigen details kunnen invullen (waarschijnlijk 'what's in it for me') bij het ervaren van de vergadering.

Sommige punten worden niet genoemd, de Deurprijs bijvoorbeeld. De bezoeker heeft geen idee wat dat is. Het moet toch worden uitgelegd bij de 10-minuten presentatie. Ik beschouw het dus als een speels element van de "Feature Presentation". Een ander voorbeeld is punt 12: "Penningmeester kondigt punt 13 aan". Dit is voor de bezoeker niet erg relevant.

Achterzijde: hetzelfde als de voorzijde

Op speciale bijeenkomsten is de agenda niet van toepassing. Themadagen, bezoekersdagen, oriëntatiebijeenkomsten en ga zo maar door, ze kunnen totaal afwijkende agenda's hebben. In dat geval is er de mogelijkheid om dezelfde informatie aan beide zijden van de tentkaart weer te geven.

 

Selecteer je keuze in je gebruikersprofiel. Wil je het anders? Stuur je alternatief of vertaling in en misschien voegen we die gratis toe aan de dropdown.

Conclusie

Elke geschoolde marketingprofessional zal bevestigen dat de 20-puntenagenda een zeer belangrijk intern hulpmiddel is. Tegelijkertijd is wetenschappelijk en in de praktijk bewezen dat het doorgeven van interne strategieën en protocollen niet per definitie wervend of converterend werkt.

De BNI-20-punten-agenda is onderdeel van het beproefde BNI-systeem waarover goed is nagedacht. Laat alle 20 punten zien of kies voor de verkorte bezoekersversie op de tafelagenda. Selecteer je voorkeur. Kies bij twijfel gewoon de 20 punten agenda of raadpleeg je Director Consultant of Area Director.